Zarządzenie nr 38/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Mirosławiec z dnia 22 lipca 2003 r.

Zarządzenie nr 38/2003

Burmistrza Gminy i Miasta Mirosławiec

z dnia 22 lipca 2003 r.

w sprawie nadania Urzędowi Gminy i Miasta Mirosławiec

Regulaminu Organizacyjnego

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591; z 2002 r. Nr 23 poz.220, Nr 62 poz.558, Nr 113, poz.984, Nr 153 poz.1271, Nr 214, poz.1806) zarządzam co następuje:

§ 1. Wprowadzam Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec stanowiący

załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Traci moc; uchwała VI/28/90 Rady Gminy i Miasta Mirosławiec z dnia 19.12.1990 r.

w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2003 r .

Załącznik do zarządzenia nr 38/2003

Burmistrza Gminy i Miasta Mirosławiec

z dnia 22 lipca 2003 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY I MIASTA

W MIROSŁAWCU

Rozdział I.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec, zwany dalej Regulaminem, określa:

§ 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

§ 3. 1. Urząd jest jednostką organizacyjną Gminy, przy pomocy, której Burmistrz wykonuje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z zadań własnych, żądań zleconych z mocy ustaw lub przejętych w wyniku porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej.

2. Urząd jest jednostką budżetową Gminy Mirosławiec.

3. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

4. Siedzibą Urzędu jest miasto Mirosławiec.

Rozdział II.

ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU

§ 4. 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady i jej komisji, Burmistrza i innych organów Gminy Mirosławiec.

2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:

§ 5. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.

2. W szczególności do zadań Urzędu należy:

a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

c) przechowywanie akt,

d) przekazywanie akt do archiwów,

Rozdział III.

ORGANIZACJA URZĘDU

* 6. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy:

Stanowiska pomocnicze

pracownik administracyjno-gospodarczy (AG)

Stanowiska obsługi

2. Na czele referatów stoją kierownicy.

§ 7. W skład urzędu wchodzi Straż Miejska powołana Zarządzeniem Nr 1/1993 Burmistrza Gminy i Miasta Mirosławiec z dnia 1 października 1993 r.

* 8. 1.Referaty dzielą się na stanowiska pracy.

§ 9. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

Rozdział IV

ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 10. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

§ 11. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 12 . Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 13. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie

z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 14 1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości polecenio-dawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczegól-nych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.

3. Kierownicy poszczególnych Referatów zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.

4. Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.

§ 15. 1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

§ 16. 1. Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2. Referaty oraz samodzielne stanowiska są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

Rozdział V

ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, SEKRETARZA GMINY

I SKARBNIKA GMINY

§ 17. Do zakresu zadań Burmistrza należy:

§ 18 Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:

W zakresie działania Pełnomocnika Burmistrza do spraw ochrony informacji niejawnych - należy w szczególności:

1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,

2) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

3) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,

4) opracowywanie planu ochrony Urzędu oraz nadzorowanie jego realizacji,

5) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,

7) współpraca ze Stanowiskiem Informatyka w zakresie zapewnienia ochrony systemów i sieci teleinformatycznych,

8) współpraca ze Stanowiskiem ds.. Zarządzania Kryzysowego w zakresie zapewnienia fizycznej ochrony Urzędu.

§ 19. Do zadań Skarbnika należy:

Rozdział VI

ZADANIA WSPÓLNE REFERATU I SAMODZIELNYCH STANOWISK

§ 20. 1. Do wspólnych zadań Referatów i samodzielnych stanowisk należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:

samodzielnego stanowiska,

Rozdział VII

ZADANIA I KOMPETENCJA REFERATU I SAMODZIELNYCH STANOWISK

§ 21 Do zadań Referatu Finansowego należy:

§ 22 do stanowiska ds. Inwestycji i Gospodarki Komunalnej należy w szczególności:

W zakresie inwestycji i remontów

W zakresie planowania, budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg:

W zakresie gospodarki komunalnej

W zakresie planowania przestrzennego

§ 23 do stanowiska ds. Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej należy;

W zakresie gospodarki mieszkaniowej

w zakresie spraw geodezyjnych

w zakresie gospodarki komunalnej

W zakresie spraw ogólno organizacyjnych

§ 24 do zadań Urzędu Stanu Cywilnego, stanowiska Spraw Obywatelskich należy

w zakresie Urzędu Stanu Cywilnegoi:

Do zakresu działania Spraw Obywatelskich należy w szczególności:

§ 25 do zadań stanowisko ds. Kadr i Księgowości Wspólnot Mieszkaniowych należy w szczególności:

1. W zakresie punktu informacyjnego:

2, W zakresie kadr i szkolenia:

1) prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników Urzędu oraz akt osobowych dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych,

2) Prowadzenie spraw związanych z;

a) ewidencją czasu pracy,

b) ewidencją podróży służbowych

3) organizacja szkoleń pracowników Urzędu,

4) załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,

5) opracowywanie analiz i informacji oraz sporządzanie sprawozdań dotyczących spraw kadrowych Urzędu,

6) prowadzenie postępowań wyjaśniających na polecenie Burmistrza lub Sekretarza Gminy dotyczących dyscypliny i jakości pracy pracowników Urzędu,

Sporządzanie zeznań świadków w sprawach zatrudnienia.

3. W zakresie zatrudnienia i bezrobocia

4. W zakresie księgowania wspólnot mieszkaniowych

5.. W zakresie spraw organizacyjnych

§ 26 do zadań stanowisko ds. Ochrony Środowiska należy

W zakresie gospodarki odpadami:

W zakresie gospodarki komunalnej

W zakresie ochrony zwierząt:

1) prowadzenie spraw związanych ze zwalczaniem chorób zakaźnych zwierząt,

2) wydawanie świadectw miejsca pochodzenia zwierząt oraz prowadzenie spraw związanych z ich znakowaniem,

3) określenie wymagań wobec osób utrzymujących zwierzęta domowe w zakresie bezpieczeństwa i czystości w miejscach publicznych,

4) organizowanie ochrony przed bezdomnymi zwierzętami,

5) zapewnienie zbierania, transportu i unieszkodliwiania zwłok bezdomnych zwierząt lub ich części oraz współdziałanie z przedsiębiorcami podejmującymi działalność w tym zakresie,

6) organizowanie wyłapywania bezdomnych zwierząt oraz zapewnienie im opieki,

7) wydawanie decyzji na prowadzenie schronisk dla bezdomnych zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części,

8) współpraca z samorządem lekarsko-weterynaryjnym, Powiatowym Inspektoratem Weterynarii oraz innymi jednostkami, których statutowym celem działania jest ochrona zwierząt,

9) wydawanie zezwoleń na utrzymywanie psów ras uznanych za agresywną oraz decyzji o odebraniu zwierzęcia osobom je utrzymującym.

§ 27

do zadań stanowiska ds. ds. Przedsiębiorczości i Zdrowia należy

1. W zakresie zdrowia

2. w zakresie Przedsiębiorczości

1) współpraca z organizacjami i związkami szczebla ponadgminnego na płaszczyźnie gospodarczej, kulturalnej, oświatowej i kultury fizycznej,

2) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, funkcjonowaniem oraz kontrolą targowisk miejskich,

3) przyjmowanie zgłoszeń o godzinach otwarcia, zamykania oraz nie funkcjonowania powyżej 3 dni placówek handlu detalicznego, zakładów gastronomicznych i innych świadczących dla ludności,

4) prowadzenie rejestru sieci handlowej, usługowej i gastronomicznej,

5) udzielanie informacji interesantom o prawach przysługujących z tytułu rękojmi i gwarancji oraz oddziaływanie w tym zakresie na podmioty prowadzące działalność gospodarczą,

6) utrzymywanie bieżących kontaktów i współpraca z Federacją Konsumentów, Zrzeszeniem Kupców oraz innymi organizacjami gospodarczymi,

7) kontrole, czy przedsiębiorca spełnia wymogi określone w ustawie prawo o działalności gospodarczej, informowanie organów administracji rządowej o wykonywaniu działalności gospodarczej niezgodnie z przepisami prawa,

8) przyjmowanie wniosków przedsiębiorców o przerejestrowanie i przekazanie ich do Krajowego Rejestru Sądowego,

17) prowadzenie ewidencji przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzących działalność na terenie Gminy,

18) prowadzenie spraw związanych z ewidencją obiektów świadczących usługi hotelarskie a nie będących hotelami, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o usługach turystycznych,

19) wykonywanie zadań dotyczących ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych oraz zezwoleń na wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób,

20) przygotowywanie materiałów niezbędnych do zawarcia umów o wykonanie prac nadzorowanych przez stanowisko.

3. W zakresie rolnictwa:

1) organizowanie i przeprowadzanie spisów rolnych,

2) prowadzenie spraw związanych z ochroną gruntów rolnych,

3) prowadzenie działań w zakresie ochrony roślin uprawnych przed chorobami, szkodnikami i chwastami,

4) prowadzenie spraw związanych z działalnością pracowniczych ogrodów działkowych,

5) nadzór nad uprawami maku i konopi włóknistych.

§ 28 do zadań stanowisko ds. Gospodarki Gruntami i Gospodarki Przestrzennej należy

W zakresie Gospodarki Przestrzennej ;

1) opracowywanie projektów uchwał o przystąpieniu do sporządzenia studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta oraz realizacja zadań wynikających z ich uchwalenia,

2) opracowywanie projektów uchwał o przystąpieniu do sporządzania planów zagospodarowania przestrzennego (planów lokalnych) oraz prowadzenie i nadzorowanie procedury związanej z opracowaniem oraz uchwaleniem tych planów,

3) przygotowywanie materiałów niezbędnych do zawarcia umów o wykonanie prac nadzorowanych przez stanowisko,

4) prowadzenie rejestru planów zagospodarowania przestrzennego,

5) przechowywanie oryginałów planów zagospodarowania przestrzennego (w tym również planów uchylonych i nieobowiązujących),

6) przyjmowanie i analizowanie wniosków o zmianę planów zagospodarowania przestrzennego Gminy,

7) sporządzanie wypisów i wyrysów na podstawie obowiązujących planów zagospodarowania przestrzennego,

10) opiniowanie zamierzeń inwestycyjnych w zakresie zgodności z planem zagospodarowania przestrzennego,

11) wydawanie opinii o zgodności z planem zagospodarowania przestrzennego oraz przepisami szczególnymi propozycji (koncepcji) podziału terenu,

W zakresie Gospodarki Gruntami i Geodezji

1. W zakresie gospodarki nieruchomościami:

1) przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących zbycia nieruchomości komunalnych na rzecz osób fizycznych i prawnych, w tym:

a) ustalanie ceny nieruchomości komunalnych, po uprzednim określeniu ich wartości przez rzeczoznawców majątkowych,

b) opracowywanie zasad nabywania i zbywania nieruchomości, w tym m. in. oddawania w użytkowanie wieczyste, trwały zarząd, najem, dzierżawę lub użyczenie nieruchomości komunalnych,

2) przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących nabywania i zbywania nieruchomości przez Gminę,

3) wykonywanie prawa pierwokupu,

4) prowadzenie i aktualizowanie ewidencji analitycznej majątku Gminy,

5) ustalanie opłat za nieruchomości komunalne oraz aktualizacja tych opłat,

6) prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem terenów pod skoncentrowane budownictwo jedno i wielorodzinne oraz inne inwestycje,

7) prowadzenie spraw związanych z regulowaniem stanu prawnego nieruchomości, w tym przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,

8) współdziałanie ze Referatem Gospodarki Komunalnej i Inwestycji, w sprawach związanych z zarządzaniem zasobem komunalnym, gospodarką komunalną, lokalami mieszkalnymi oraz z prowadzeniem spraw dotyczących zarządzania, dzierżawy i zbywania nieruchomości stanowiących własność Gminy, na zasadach określonych odrębnymi umowami,

9) przygotowywanie projektów decyzji ustalających opłaty za nieruchomości przeznaczone do zbycia przez właścicieli, w przypadku wzrostu wartości tych nieruchomości w związku 7 uchwaleniem lub zmianą miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

10) przygotowywanie projektów decyzji ustalających opłaty adiacenckie w związku ze wzrostem wartości nieruchomości, spowodowanej budową urządzeń infrastruktury technicznej.

11) Planowanie potrzeb rzeczowych i finansowych związanych z wykonywaniem robót geodezyjno - kartograficznych.

W zakresie gospodarki komunalnej

1) administrowanie cmentarzami komunalnymi.

§ 29 do zadań stanowiska ds. Zarządzania Kryzysowego należą ;

w zakresie Obrony Cywilnej

1) przygotowanie i kierowanie ewakuacją ludności z obszarów zagrożonych powodzią oraz innymi klęskami żywiołowymi i zagrożeniami środowiska,

2) współuczestniczenie w usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,

3) dokonywanie bieżących analiz i ocen stanu zagrożenia oraz prognozowanie możliwych skutków tych zagrożeń,

4) planowanie i udział w akcji ratunkowej poprzez wykorzystywanie istniejących sił ratunkowych na rzecz ludności poszkodowanej,

5) planowanie przydziału lokali dla ludności poszkodowanej w razie powstania klęski żywiołowej,

6) nadzorowanie wykonawstwa zadań obrony cywilnej stawianych przez Prezydenta miejskim jednostkom organizacyjnym oraz przedsiębiorstwom i instytucjom,

7) przygotowywanie i zapewnianie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń,

8) nadzorowanie przygotowywania i zapewnianie funkcjonowania budowli ochronnych, urządzeń specjalnych oraz urządzeń i obiektów na potrzeby kierowania obroną cywilną,

W sprawach wojskowych

1) rejestracja przedpoborowych,

2) przygotowywanie poboru,

3) kompletowanie podań o odroczenie służby wojskowej,

4) przygotowywanie decyzji:

a) o uznaniu poborowych i żołnierzy za posiadających na utrzymaniu członków rodziny,

b) dotyczących pokrywania należności mieszkaniowych,

c) o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny,

5) wykonywanie zadań związanych z prowadzeniem akcji kurierskiej oraz świadczeniami na rzecz obrony kraju,

6) przygotowywanie materiałów niezbędnych do zawarcia umów o wygnanie prac nadzorowanych przez stanowisko,

W zakresie spraw przeciwpożarowych

W zakresie BHP i spraw organizacyjnych

§ 30 do zadań stanowisko ds. Obsługi Rady Miejskiej i promocji należy

1. w zakresie działania Biura Rady Miejskiej :

1. Obsługa kancelaryjne - biurowa Rady Miejskiej, komisji Rady, radnych oraz klubów radnych oraz jednostek pomocniczych gminy.

2. zbieranie materiałów będących przedmiotem obrad i przedstawienie ich Przewodniczącemu Rady i właściwym komisjom;

3. zapewnienie prawidłowego przygotowania materiałów na Sesję Rady posiedzenia komisji;

4. Opracowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej:

1) z inicjatywy:

a) komisji Rady Miejskiej,

b) radnych,

c) klubów radnych,

2) w sprawach organizacyjnych komisji Rady,

3) dotyczących ochrony prawnej radnego, wygaśnięcia mandatu i obsady wygasłego mandatu.

5. Sporządzanie i prowadzenie dokumentacji Rady Miejskiej.

6. Przygotowywanie oraz organizowanie spotkań radnych z wyborcami.

7. Organizacja i obsługa sesji zwoływanych przez Przewodniczącego Rady Miejskiej.

8. Sporządzanie protokołów z przebiegu obrad komisji oraz sesji Rady Miejskiej, prowadzenie zbioru protokołów z Sesji i posiedzeń komisji;

9. Opracowywania materiałów z obrad w formie wniosków i opinii;

10. Przekazywanie Burmistrzowi Gminy uchwał Rady Miejskiej, interpelacji, wniosków;

11. Przekazywanie Wojewodzie Zachodniopomorskiemu uchwał Rady Miejskiej oraz przekazywanie materiałów do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Zachodniopomorskiego oraz dla Sekretarza Gminy celem realizacji,

12. Prowadzenie rejestrów:

1) uchwał Rady Miejskiej,

2) wniosków i opinii komisji,

3) interpelacji radnych,

4) wniosków rad sołeckich,

5) uchwał jednostek pomocniczych

sołtysów do Sekretarza Gminy celem realizacji,

14. czuwanie nad terminowym załatwieniem wniosków komisji o interpelacji radnych przez organy państwowe, instytucje i jednostki gospodarcze skierowane do Rady Miejskiej, współdziałanie z Sekretarzem Gminy w zakresie terminowego załatwiania interpelacji przez Urząd Gminy i Miasta i jednostki podporządkowane,

15. współdziałanie z przewodniczącymi komisji w zakresie:

16. Organizacja i techniczne przygotowanie wyboru ławników,

rady,

18. Archiwizowanie dokumentów Biura Rady,

19. Zapewnienie warunków działania, pomocy organizacyjnej i materiałowej jednostkom pomocniczym w zakresie wykonywania przez nich zadań w tym: przygotowanie uchwał jednostek pomocniczych.

2. W zakresie spraw organizacyjnych:

1) Wykonywanie zadań związanych z funkcją Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy, a głównie:

3. W zakresie promocji

a) promowanie przedsiębiorczości na terenie gminy,

4. w zakresie turystyki

§ 31 do zadań Informatyka należy w szczególności:

1) administrowanie lokalną siecią komputerową,

2) nadzorowanie eksploatacji funkcjonujących systemów informatycznych,

3) wdrażanie nowych systemów informatycznych,

4) szkolenie pracowników Urzędu Miejskiego w zakresie obsługi programów użytkowych,

5) koordynacja wdrożeń programów, systemów informatycznych, sieciowych systemów operacyjnych, zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz szkoleń pracowników w miejskich jednostkach organizacyjnych,

6) przygotowywanie materiałów niezbędnych do zawarcia umów o wykonanie prac nadzorowanych przez Wydział,

7) kompletowanie, prowadzenie i aktualizowanie zbiorów wszelkiej informacji o mieście, niezbędnej do sprawnej pracy Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych,

8) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych dotyczących informacji niejawnych i współpraca w tym zakresie z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta do spraw ochrony informacji niejawnych.

9) wykonywanie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji w zakresie ochrony danych osobowych.

10) Instalacja i aktualizacja oprogramowania,

W zakresie zadań Pełnomocnika ds. Biuletynu Informacji Publicznej

§ 32 do zadań radcy prawnego należy obsługa prawna Rady Miejskiej i Urzędu, a w szczególności:

§ 33 do zadań pracownika administracyjno-gospodarczego (AG)

Do zakresu działania stanowiska Administracyjno- Gospodarczego należy w szczególności:

W zakresie obsługi kancelaryjnej :

1) przyjmowanie, rozdział i rejestracja korespondencji i przesyłek, czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji,

2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

3) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

4) przyjmowanie i nadawanie telegramów i faksów,

5) obsługa centrali telefonicznej,

w zakresie spraw administracyjno gospodarczych

1) gospodarowanie budynkami administracyjnymi i gospodarczymi Urzędu oraz lokalami biurowymi w tych budynkach, dbanie o porządek i czystość wewnątrz i na zewnątrz budynku urzędu,

2) gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami,

3) obsługa ksera, wykonywanie kserokopii dla potrzeb urzędu,

4) wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Burmistrza, przygotowywanie pomieszczeń na spotkania organizowanych przez Burmistrza i Sekretarza.

5) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie Miasta i Gminy,

6) zapewnienie łączności dla potrzeb Urzędu,

7) zapewnienie lokali na potrzeby wyborów oraz referendów.

8) Nadzorowanie przekazania akt do archiwum zakładowym,

9) Udostępnianie materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwum urzędu,

10) Prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwalnej urzędu.

11) Kompletowanie dzienników urzędowych.

12) Prowadzenie dokumentacji związanej z ewidencją składników trwałych oraz nadzór nad ich przemieszczaniem.

Rozdział VIII

ZASADY PODPISYWANIA PISM l DOKUMENTÓW

§ 34. Do podpisu Burmistrza zastrzega się szczególności:

§ 35. Do Sekretarza i Skarbnika należy:

1. Podpisywanie pism i dokumentów w sprawach należących do zadań Sekretarza i Skarbnika,

2. Aprobata wstępna pism zastrzeżonych do właściwości Burmistrza, a związanych z zakresem zadań należących do Sekretarza i Skarbnika,

3. Podpisywanie decyzji i postanowień - w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego - w ramach udzielonych upoważnień.

§ 36. 1. Kierownicy referatów:

§ 37. Pracownicy opracowujący pisma parafują je swoim podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony na jednej z kopii pisma.

Rozdział IX OBIEG DOKUMENTÓW

§ 38. 1. Postępowanie kancelaryjne w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna ustalona przez Prezesa Rady Ministrów dla organów gmin i związków międzygminnych.

2. W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych, ustalony przez Prezesa Rady Ministrów.

Rozdział X ZASADY UDZIELANIA PEŁNOMOCNICTW

§ 39. 1. Z wnioskami o udzielenie upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem mogą występować:

2. Wnioski, o których mowa w ust. 1 składane są w formie pisemnej do Burmistrza.

3. Projekty upoważnień opracowuje stanowisko ds. kadr.

§ 40. Rejestr upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnień do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem prowadzi stanowisko ds. kadr.

Rozdział XI

ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA l ZAŁATWIANIA SKARG l WNIOSKÓW

§ 41. Rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczegółowymi.

§ 42. Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy referatów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w dniach i godzinach pracy Urzędu a Burmistrz w poniedziałki w godzinach od 9⁰⁰-do 10⁰⁰ i od 15⁰⁰- do 16⁰⁰ , w pozostałe dni w godzinach od 9⁰⁰- do 10⁰⁰,

§ 43. 1. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do rzetelnego i terminowego załatwiania zgłoszonych skarg i wniosków, zgodnie z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

§ 44. 1. Centralny rejestr skarg i wniosków Sekretarz

Rozdział XII

TRYB UDZIELANIA ODPOWIEDZI NA INTERPELACJE

l ZAPYTANIA RADNYCH ORAZ WYSTĄPIENIA KOMISJI RADY

§ 45. 1. Interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady kierowane do Burmistrza ewidencjonuje Sekretarz Gminy.

2. Sekretarz Gminy koordynuje pracę referatów w zakresie terminowości przygotowania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady.

3. Odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady po ich akceptacji podpisuje Burmistrz Gminy.

4. Odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady przekazuje radnym za pośrednictwem Biura Rady Sekretarz Gminy.

Rozdział XII OCENY KWALIFIKACYJNE PRACOWNIKÓW

§ 46. Status prawny pracowników Urzędu określa ustawa o pracownikach samorządowych.

§ 47. 1. Oceny kwalifikacyjnej pracowników Urzędu dokonuje Burmistrz po zasięgnięciu opinii , Sekretarza i Skarbnika.

Rozdział XIII DZIAŁALNOŚĆ KONTROLNA W URZĘDZIE

§48. 1. Kontrola obejmuje czynności polegające na sprawdzeniu kierunków działania, doboru środków i wykonania zadań przez referaty, samodzielne stanowiska Urzędu oraz jednostki organizacyjne Gminy.

2. Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości, a w szczególności:

3. Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:

a) legalności,

b) gospodarności,

c) rzetelności,

d) celowości,

e) terminowości,

f) skuteczności.

§ 49. System kontroli w Urzędzie obejmuje kontrolę wewnętrzną i kontrolę zewnętrzną.

§ 50. 1. Kontrolę wewnętrzną sprawują:

2. Czynności kontrolne wykonują również zgodnie z podziałem zadań i kompetencji

Burmistrz, Sekretarz i Skarbnik.

3. Kontrola wewnętrzna w Urzędzie prowadzona jest jako:

4. W razie ujawnienia, w toku wykonywania kontroli wstępnej, nieprawidłowości kontrolujący:

5.W przypadku ujawnienia nadużycia lub innych nieprawidłowości, kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód w sprawie.

§ 51 Kontrolę zewnętrzną w jednostkach organizacyjnych Gminy sprawują:

§ 52. 1. Nadzór nad działalnością kontrolną sprawuje Burmistrz.

2. Działalność kontrolna poza doraźnymi i nadzwyczajnymi potrzebami wykonywana jest na podstawie ogólnego rocznego planu kontroli dla Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy zatwierdzonego przez Burmistrza.

Rozdział XIV POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 53 Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.

34

34